Portofoongesprekken opnemen doen wij niet

Wat we niet doen

Er staat bij ons geen recorder. Het toestel legt niets vast, de server legt niets vast en de centrale post op je laptop legt niets vast.

Zoek je portofoon recording of voice recording omdat een norm of een verzekeraar het eist, dan moet je niet bij ons zijn. Dat zeggen we liever nu dan op de dag dat je het nodig hebt.

Waarom dat een keuze is

Zodra je spraak bewaart, verwerk je persoonsgegevens. Daar hangt een rij verplichtingen aan die bijna niemand vooraf inschat:

een bewaartermijn die je vastlegt en ook echt handhaaft;
een verwerkingsregister waarin die spraak staat beschreven;
een grondslag, plus je mensen die je vooraf informeert;
inzageverzoeken: een medewerker mag opvragen wat er over hem bewaard is;
instemming van je ondernemingsraad, want meeluisteren en bewaren is instemmingsplichtig;
beveiliging van dat archief, en een meldplicht als het lekt.

Omdat wij niets opnemen, valt die hele rij weg. Geen bewaartermijn, geen inzageverzoek, geen register voor spraak en geen traject met de ondernemingsraad.

Voor een huur van een week of een maand is dat het verschil tussen volgende week beginnen en eerst 6 weken overleggen.

Wat er dan wél is

Je hoort alles live mee op de centrale post, in elke spreekgroep tegelijk. Je ziet wie er praat en waar diegene staat.

Noodknopmeldingen en posities komen tijdens de huurperiode binnen, en die posities verdwijnen daarna. Hoe die post werkt, staat bij de centrale post op je laptop.

Ook die knop is een hulpmiddel bij je eigen procedure. Hij is geen vervanging van 112 en geen gecertificeerd persoonsalarm, en wat er gezegd wordt leggen we niet vast.

Voor een reconstructie achteraf blijft je eigen logboek leidend. Bij de meeste organisaties is dat toch al het stuk dat telt.

Wanneer je het echt nodig hebt

Er zijn situaties waarin bewaren niet optioneel is: een meldkamer met een wettelijke plicht, een alarmcentrale, een controlekamer in de procesindustrie, een verkeerscentrale.

Dan heb je een systeem nodig dat spraak wegschrijft naar een logserver. Dat is TETRA of DMR met de bijbehorende apparatuur, of een meldkamerpakket waar het in zit. Wij leveren dat niet en wij bouwen het ook niet bij.

Zit je in die hoek, dan legt TETRA of PoC uit waar de grens tussen die twee werelden ligt.

Draai de vraag eens om

Vraag jezelf eerst af wat je achteraf wilt weten. Gaat het om wie waar was, dan is de kaart tijdens de huurperiode het antwoord.

Gaat het om wat er precies gezegd is, dan kom je uit bij een leverancier die spraak vastlegt. Dat zijn wij niet, en dat is prima. Wat wij wel in huis hebben, staat op portofoon met meldkamer.

Wanneer dit niet past

spraak die je wettelijk moet bewaren: wij leggen niets vast;
een meldkamer met een bewaarplicht;
bewijsvoering achteraf op basis van geluid;
kwaliteitscontrole door gesprekken terug te luisteren.